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ASSISTANTE DIRECTION URBANISME ET AMENAGEMENT DURABLE

Rattachement hiérarchique : Direction de l’urbanisme et de l’aménagement durable

Localisation : Les Sables d’Olonne – Parc de la Jarrie

Type de recrutement : Contrat à durée déterminée d’un an

Salaire indicatif : Suivant grade et/ou expérience

Grades / cadres d’emplois : Adjoint administratif,

Missions et compétences :

 

Activités principales :

 

  • Gestion du courrier (postal sous le logiciel KOLOK et électronique) arrivé et départ :
  • Courrier postal de la direction de l’urbanisme et de l’aménagement durable : enregistrer, trier, assurer la diffusion, mise en page sous KOLOK des courriers de la direction et du service aménagement et planification.
  • Courrier électronique de la boite mail générique « aménagement » : répondre, trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur.
  • Réceptionner et traiter les appels téléphoniques de la directrice et du service aménagement et planification en cas d’absence : émettre, recevoir et transférer les appels, prendre des messages, informer et orienter vers le bon interlocuteur
  • Secrétariat du service : gestion des RDV, des parapheurs, des plannings des commissions, des plannings de congés de la direction, compilation des diaporamas pour les commissions urbanisme, gestion du listing des dossiers à présenter en conseil municipal, archivage.
  • Participation à certaines réunions et à la commission d’urbanisme, rédaction des comptes rendus de réunions et de commission, envoi des ordres du jour.
  • Secrétariat des visites de sécurité périodique (envoi des convocations et des PV).
  • Préparation de fonds de dossiers pour les rendez-vous.
  • Assurer l’accueil physique du public s’adressant à la direction ou au service aménagement et planification : identifier les demandes, répondre et orienter les interlocuteurs.

 

Activité secondaire :

  • Ponctuellement, renfort à l’accueil du service urbanisme réglementaire.

 

Profil :

 

  • Bonne connaissances des outils bureautiques
  • Sens de l’accueil et du contact
  • Capacité à comprendre les demandes des interlocuteurs, à renseigner, transmettre des informations,
  • Autonomie, rigueur et capacité à planifier son activité (sens de l’organisation),
  • Réactivité, dynamisme et aptitude au travail en équipe
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Savoir analyser une situation, enregistrer l’information, transmettre la demande et rendre compte
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Outlook, Excel, Cart’ads, SIG)
  • Permis B

 

Conditions :

  • Poste à temps complet :40 h par semaine (20 RTT par an)
  • Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture du service et aux commissions d’urbanisme.

 

Poste à pourvoir à compter de mars 2019.

 

Envoyer CV et lettre de motivation avant le 20 février 2019 à

Monsieur le Maire des Sables d’Olonne

Direction des Ressources Humaines

21 Place du Poilu de France

                85100 LES SABLES D’OLONNE

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